Акустическая система (основные колонки и мониторы)
Микрофоны для докладчика и президиума (не менее 2) на выбор:
беспроводные
настольные
петличные
Наушники для оператора эфира
Аудиоинтерфейс для подключения к компьютеру трансляции
Видеосистема
Проектор (разрешение минимум Full HD — 1920×1080) и экран (размер в зависимости от площади зала) или плазменный экран с аналогичными характеристиками
Коммутатор/матричный переключатель HDMI
Монитор для докладчиков («сухой» монитор)
Основная видеокамера для съемки выступающих (PTZ-камера с возможностью управления)
Стойка/крепление для камеры
При необходимости и наличии бюджета можно добавить вторую камеру для общего плана зала.
Компьютерное оборудование
Основной компьютер для управления презентацией и трансляцией (мощный ПК с SSD)
ОС: Windows 10/11 Pro или macOS последней версии
ОЗУ: минимум 16 ГБ (рекомендуется 32 ГБ)
Процессор: i7/i9 или аналог AMD
Видеокарта: с поддержкой аппаратного кодирования
Планшет для модератора мероприятия
Устройство захвата видео (Capture Card) для подключения внешних источников
Сетевое оборудование
Высокоскоростной интернет (симметричный канал, минимум 100 Мбит/с)
Резервный канал интернета (4G/5G-роутер)
Профессиональный Wi-Fi роутер (с поддержкой 5 ГГц)
Сетевые кабели (Cat6 или выше)
Коммутаторы (Switches) для создания локальной сети
Патч-панели и кабель-каналы для аккуратной прокладки кабелей
Дополнительное оборудование
Указка/презентер для докладчиков
Удлинители и сетевые фильтры
ИБП (источник бесперебойного питания) для критичного оборудования
LED-панель или дополнительный экран для отображения трансляции в зале
2. Программное обеспечение
Для организации трансляции
Платформа для видеоконференций (базово используется Google Meet, в организации не должны блокироваться сервисы Google, включая Gmail), в необходимости случае замены платформы просим связаться с оргкомитетом
Программное обеспечение для потоковой трансляции (OBS Studio, vMix, Wirecast)
Резервное ПО на случай технических проблем
Для записи и хранения контента
Программное обеспечение для записи докладов в высоком качестве
Облачное хранилище для архивирования видеозаписей (используется Google Drive)
Система управления видеоконтентом (опционально)
ПО для базовой обработки видео (обрезка, добавление титров, коррекция)
Компьютер с веб-камерой и микрофоном (рекомендуется внешний микрофон)
Наушники (для предотвращения эха)
Хорошо освещенное место для выступления
Нейтральный фон или виртуальный фон
Программные требования
Google Chrome последней версии
Доступ к сервисам Google не заблокирован
Презентация в совместимом формате (.pptx, .pdf)
Резервные способы связи (мессенджер, телефон)
4. Персонал (оптимизированный состав)
Секретарь секции (представитель оргкомитета) — отвечает за связь с докладчиками и президиумом, административно управляет эфиром
Оператор эфира (представитель площадки) — находится на пульте, отвечает за техническое проведение эфира, подключение докладчиков, вывод предварительно записанных докладов
5. Настройка и тестирование
При согласовании площадки
Проверка совместимости всего оборудования
Тестирование подключения к интернету
Проверка работы системы трансляции
Тестовые звонки с удаленными докладчиками
Проверка записи трансляции
В день мероприятия
Настройка оборудования: минимум 2 часа до начала
Проверка звука: 1 час до начала
Тестовые подключения с докладчиками: 1 час до начала
Включение оборудования: 15-30 минут до начала
6. Контрольный список проверок перед мероприятием
Проверка соединения с интернетом (основной и резервный каналы)
Тестирование камеры и всех микрофонов
Проверка трансляции
Проверка синхронизации звука и видео
Подтверждение готовности всех удаленных докладчиков
Проверка работы системы записи (локальной и онлайн)
Тестирование показа презентаций (локальных и удаленных)
Проверка резервного оборудования
Тестирование сохранения записей в облачное хранилище
Проверка системы модерации вопросов из зала через приложение
7. План действий при технических сбоях
Проблемы с интернетом
Немедленное переключение на резервный канал
Временная заставка для зрителей
Уменьшение качества трансляции для экономии трафика
Проблемы с удаленными докладчиками
Переход к следующему пункту программы
Подключение через альтернативный канал связи
Показ заранее записанной презентации
Проблемы с локальным оборудованием
Использование резервных комплектов
Реорганизация порядка выступлений
Переход к сессии вопросов и ответов
8. Система видеозаписи и архивирования докладов
Оборудование для записи
Устройство записи видео с выхода видеомикшера (например, Blackmagic HyperDeck)
Внешние жесткие диски для хранения записей (минимум 2 шт. для дублирования)
Кардридер и карты памяти для резервной записи с камер
Ноутбук с достаточным объемом хранилища для записи трансляции
Варианты реализации записи
Вариант 1: Запись на стороне исполнителя
Параллельная запись с выхода видеомикшера на внешнее устройство
Резервная запись через программу трансляции (OBS Studio, vMix)
Постобработка и архивирование материалов после мероприятия
Предоставление заказчику обработанных видеозаписей в согласованном формате
Вариант 2: Онлайн-запись
Настройка автоматической записи на платформе видеоконференций
Резервное копирование в облачное хранилище в режиме реального времени
Настройка доступа к записям для организаторов и участников